1С:Управление торговлей 8.2. (Базовая версия)

Конфигурация «Управление торговлей» системы программ «1С:Предприятие 8» является тиражным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Ключевым направлением развития нового решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для анализа, планирования и управления эффективностью торговой деятельности:

• управление продажами;
• управление поставками;
• планирование продаж и закупок;
• управление складскими запасами;
• управление заказами;
• управление взаимоотношениями с контрагентами;
• анализ товарооборота предприятия;
• анализ цен и управление ценовой политикой;
• мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

Управление продажами

• Планирование продаж,
• Управление заказами покупателей.

Подсистема содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места на складе.

Планирование продаж 
Для обеспечения управленческого персонала компании информацией не только о фактических, но и о планируемых показателях деятельности, в конфигурации предусмотрена подсистема планирования продаж. Планирование производится как по отдельным видам, так и по группам товаров; конфигурация также позволяет выбрать определенные категории покупателей (по регионам, по видам деятельности и т.п.) и составлять отдельные планы для каждой из этих групп.

Планы составляются с различной временной детализацией (от дня до года); таким образом, конфигурация дает возможность разрабатывать как стратегические (квартальные, годовые), так и рабочие планы на один и тот же период. Например, в начале года можно составить годовой план, и затем в соответствии с ним утверждать помесячные.

Предусмотрено планирование продаж как по всей компании в целом, так и по подразделениям или группам подразделений. Это дает возможность руководителям и менеджерам подразделений составлять планы продаж по своим направлениям. Планы подразделений консолидируются в сводный план продаж по компании.

В дальнейшем планы продаж можно сравнить с фактическими продажами, провести анализ отклонений.

При необходимости можно провести коррекцию планов в соответствии с выявленными отклонениями.

План-фактный анализ
Для контроля выполнения разработанных планов в конфигурации предусмотрены развитые средства сравнительного анализа информации о планах и фактических продажах.

С помощью них, например, решаются следующие задачи:

• план-фактный анализ продаж за определенный период;
• сравнительный анализ продаж за различные периоды, например за текущий период и аналогичный прошлого года;
• сравнение планов продажи с одинаковой детализацией за различные периоды времени, например, помесячные планы на декабрь текущего и прошлого года;
• сравнение планов с различной детализацией за один и тот же период, например, поквартальные и помесячные планы на первое полугодие текущего года.

При этом данные могут быть представлены в разрезе подразделений, сгруппированы для сравнения по отличительным признакам (свойствам) номенклатуры и покупателей. Например, можно провести сравнительный анализ объемов продаж номенклатуры с заданными характеристиками в определенном регионе за различные периоды времени, чтобы выявить сезонные колебания.

Управление заказами покупателей 
Подсистема «Управления заказами покупателей» позволяет:

• реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранной стратегией и схемами работы, используемыми на предприятии (работа со склада, под заказ);
• оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;
• обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;
• удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.

Предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:

• Отгрузка товара из свободного складского остатка;
• Предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой;
• Размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент поступления товара от поставщика);
• «Работа под заказ», то есть оформление заказа товара поставщику под конкретный заказ покупателя.

Предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения, позволяющий оптимальным образом разместить заказ покупателя по заказам поставщикам и по свободному остатку товара на складах. Провести анализ текущего состояния заказов можно с помощью отчета «Анализ заказов».

В конфигурации имеется возможность анализа планируемой прибыльности счета (заказа покупателя) в момент его оформления.

Данная возможность поможет менеджеру при оформлении документа "Заказ покупателя" получать оперативную информацию о планируемой наценке (прибыльности) по каждой номенклатурной позиции и в целом по документу. Это поможет исключить те ситуации, когда установка скидок контрагенту снижает цену товара ниже предельно допустимой величины.

В данном контексте под прибыльностью понимается разность между продажной ценой (с учетом скидки) и предварительно установленной ценой для каждого товара - плановой себестоимостью.

Информация о плановой себестоимости товаров вводится в справочник "Тип цен". Для сравнения плановой себестоимости и плановой прибыли с оплаченными продажами компании предназначен отчет "Продажи по оплате за период". В качестве показателей в этом отчете можно вывести плановую себестоимость, которая рассчитывается в соответствии с заданным значением цены для типа цен плановой себестоимости. Плановая прибыль рассчитывается как разница между реальной ценой продажи и плановой себестоимостью с учетом суммы затрат.

Схемы продажи товаров
В конфигурации предусмотрены различные схемы продажи товаров. Продажа товаров может осуществляться с предварительным резервированием товара или без него (из текущих остатков склада). Также реализована возможность продажи товаров по предварительным заказам товаров у поставщиков под конкретные заявки покупателей. Продажа товаров может осуществляться в кредит или на условиях полной (или частичной) предоплаты клиентом.

При продаже комиссионного товара предусмотрена возможность автоматического расчета комиссионного вознаграждения комитенту с использованием различных способов расчета комиссионного вознаграждения: процент от прибыли, процент от суммы продаж. Сумма комиссионного вознаграждения может быть указана и вручную. Товар может быть передан на реализацию комиссионеру. После получения от комиссионера отчета о продажах товаров, для него также автоматически рассчитывается его комиссионное вознаграждение.

Управление закупками

Подсистема предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей. Подсистема позволяет автоматизировать такие операции, как:

• оформление заказов поставщикам на основе заказов, поступивших от покупателей;
• контроль оплаты и поставки товаров по заказам;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков.

Оформление заказов поставщиков на основе заказов, поступивших от покупателей 
В программе предусмотрено автоматическое заполнение заказов поставщикам на основании ранее оформленных заказов покупателей.

Заполнение производится только теми товарами, по которым ранее были зарегистрированы цены поставщика.

Предусмотрена также возможность оформления заказов нескольким поставщикам в соответствии с ранее оформленными заказами покупателей с помощью обработки «Пакетный ввод документов».

Контроль оплаты и выполнения заказов 
Контроль оплаты товаров по заказам поставщикам производится в соответствии с указанной в документе «Даты оплаты».

Получить график платежей по заказам поставщикам можно с помощью отчета «Исходящие платежи».

В заказе поставщику указывается дата предполагаемой поставки товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставок товаров можно составить график поставок товаров.

Мониторинг цен поставщиков
Конфигурация позволяет регистрировать и сравнивать цены поставщиков, выбирать оптимального поставщика, минимизировать затраты на пополнение товарных запасов.

Сравнение цен различных поставщиков с собственными ценами компании предусмотрено в отчете «Анализ цен».

Для удобного отслеживания изменений цен реализован механизм автоматического обновления цен поставщиков при регистрации очередных поставок. Есть возможность автоматического перерасчета отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки.

Управление запасами 

Конфигурация позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках). Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

В конфигурации имеется возможность работы с наборами товаров и оформление операций по комплектации и разукомплектации наборов.

Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).

Заказы подразделений компании
Конфигурация позволяет подразделениям компании (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы). Этот режим предназначен в основном для формирования розничными торговыми точками (складами) заказов на поставку необходимого ассортимента товара, но может использоваться и оптовыми торговыми точками или просто складами для обеспечения ассортимента на складе. При планировании продаж и закупок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей по тем же алгоритмам. Исполнением внутреннего заказа считается оприходование товара на указанный склад.

Учет накладных расходов
В конфигурации предусмотрен учет различных видов накладных расходов - затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству. Накладные расходы могут быть зафиксированы до поступления товаров (по конкретному договору или заказу).

Аналитические отчеты

Стоимостная оценка складов

АВС-анализ товаров

XYZ-анализ товаров

Сравнительный анализ цен

Анализ заказов

• оплачено по заказу: сумма запланированной оплаты, предоплата, осталось оплатить;
• отгружено по заказу: запланировано по заказу, осталось отгрузить (со склада или после получения товаров по заказам поставщиков), осталось обеспечить (заказать у поставщиков).

Анализ оборачиваемости товаров

• средний остаток за период;
• расход за период;
• коэффициент оборачиваемости;
• средний срок хранения (в днях);
• отгружено по заказу: запланировано по заказу, осталось отгрузить (со склада или после получения товаров по заказам поставщиков), осталось обеспечить (заказать у поставщиков).

Коэффициент оборачиваемости определяется как отношение количественного расхода товара за период (за минусом возвратов поставщикам и возвратов от покупателей) к средней величине остатков за период. Средняя величина остатков вычисляется как сумма остатков на каждую контрольную точку, деленная на количество контрольных точек. Количество контрольных точек для расчета среднего значения за указанный период выбирается пользователем и может быть определена как день, неделя, месяц, квартал, год. Средний срок хранения в днях будет рассчитываться как отношение количества дней в интервале отчета к коэффициенту оборачиваемости.

Структура оборотных средств

• коэффициент абсолютной ликвидности;
• коэффициент срочной ликвидности;
• коэффициент текущей ликвидности;
• чистые оборотные активы;
• обеспеченность собственным оборотным капиталом;
• коэффициент маневренности собственного оборотного капитала;
• доля труднореализуемых активов в общей величине оборотных активов;
• соотношение труднореализуемых и легкореализуемых активов.

В отчете можно провести сравнительный анализ коэффициентов по различным периодам, задаваемым пользователем. Можно вывести отчет за период с детализацией по дням, неделям, месяцам или сравнить данные в отчете с данными за прошлые годы.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

• хранение контактной информации о клиентах, автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах с клиентом;
• обмен контактной информации с внешними почтовыми программами;
• проведение анализа взаимоотношений с клиентами, автоматическое деление клиентов на различные категории (АВС и XYZ анализ контрагентов);
• представление пользователям информации об истории взаимоотношений с клиентами;
• хранение контактной информации о клиентах, автоматическое оповещение пользователей о предстоящих контактах с клиентом.

В качестве параметров контактной информации используются такие параметры, как адрес, телефон, адрес электронной почты, местный телефон, произвольная информация и т.д. Кроме контактной информации для самого контрагента может быть введена информация для контактных лиц контрагентов.

Контактная информация вводится в справочнике "Контрагенты" на закладке "Контактная информация". Для контрагента может быть зарегистрировано несколько контактных лиц, по каждому из которых можно ввести дополнительную контактную информацию.

Информация о контактах с покупателем вводится с помощью документа «Контакт» В этом документе указывается информация о контрагенте и контактном лице, с которым предстоят или уже совершены переговоры, суть переговоров, а также время, затраченное на время проведения переговоров.

С помощью документа «Контакт» может быть зарегистрирована информация, как поступающая от самих клиентов (входящая информация), так и информация, инициируемая пользователем (исходящая информация).

При этом возможна как отправка информации клиенту по электронной почте, так и получение от клиента информации по электронной почте. При посылке и получении информации по электронной почте возможно также передача дополнительных файлов.

В конфигурации предусмотрена система оповещений по запланированным контактам. Система оповещений в указанное в документе «Контакт» время автоматически посылает пользователю, указанному в документе напоминание о предстоящем контакте с клиентом. Система оповещений доступна также и в документе «Заказ покупателя».

Анализ контактной информации производится в отчетах "Контактная информация контрагентов" и "Отчет по контактам".

Анализ эффективности контактов производится с помощью отчета "Анализ контактов и источников информации". Для оценки результативности можно применять различные параметры. Например, посмотреть, как выросли объемы продаж в компании после телефонного обзвона клиентов, или какую прибыль получила компания после проведения рекламной компании и реклама в каком издании принесла большую прибыль.

Анализ рекламной компании может быть представлен также в виде рейтинга лучших источников информации.

Возможность обмена контактными данными с внешними почтовыми программами 
В конфигурации предусмотрен обмен контактной информацией с внешними почтовыми программами. Реализация такого обмена поможет пользователю быстро сопоставить контакты, хранящиеся во внешних программах с той контактной информацией, которая хранится в конфигурации «Управление торговлей». Это также повысит эффективность пользователя при работе с клиентами и избавит от необходимости дублирования данных о контактах в программах.

Обмен данными производится в формате CSV . Обмен данными производится с помощью обработки «Импорт/Экспорт данных».

Предусмотрена возможность обмена контактной информации как по контрагентам, юридическим лицам, физическим лицам, так и по зарегистрированным для них контактным лицам.

Проведение анализа взаимоотношений с покупателями, автоматическое деление покупателей на различные категории (АВС и XYZ классификация покупателей) 
Анализ привлекательности покупателей (АВС-классификация покупателей) 
Под АВС - классификацией контрагентов понимается визуальное представление данных по контрагентам в соответствии с правилом Парето (правило "20 на 80").

АВС-анализ позволяет определить относительную ценность (привлекательность) разных сегментов (в данном случае групп контрагентов) и правильно распределить свои усилия на работу с ними.

АВС-анализ в конфигурации проводится с помощью отчета «АВС-анализ покупателей» на основе данных, внесенных в информационную базу. (рисАВС-класс ).

На основании данных о отчета можно перераспределить списки контрагентов по группам важности клиентов.

При этом для клиентов предусмотрены три группы важности:

• Высокая (класс «А»)
• Средняя (класс «В»)
• Низкая (класс «С»)

Для автоматического перераспределения клиентов по группам важности предусмотрена обработка «АВС-классификация покупателей».

Выбор показателей и критерии для построения АВС - таблицы (пороговые значения выручки (прибыли)) пользователь задает самостоятельно в настройках обработки.

После выполнения обработки каждому контрагенту, участвующего в АВС-классификации в справочнике «Контрагенты» будет присвоена соответствующая категория .

Группы важности для клиентов могут быть присвоены или изменены пользователем и вручную.

Анализ стадий взаимоотношений и хранение историй взаимоотношений с клиентами ( XYZ -классификация контрагентов) 
В дополнение к АВС-классификации контрагентов можно классифицировать по стадиям взаимоотношений, и хранить историю изменения текущих стадий для дальнейшего анализа развития взаимоотношений с ними.

Стадия взаимоотношений с покупателями может принимать одно из следующих значений:

• Потенциальный покупатель
• Разовый покупатель
• Постоянный покупатель
• Потерянный покупатель.

Для того, чтобы понять тенденции склонения постоянного покупателя к максимальным или минимальным показателям, вводятся более детальные показатели для подкласса стадии «Постоянный покупатель»: X -класс , Y -класс , Z -класс.

В конфигурации предусмотрена возможность проведения XYZ -анализа покупателей с помощью отчета « XYZ -анализ покупателей». В отчете стрелками показывается изменение стадий взаимоотношений с клиентами (понижение или повышение стадии взаимоотношений).

С помощью обработки «XYZ -анализ покупателей» происходит автоматическое присвоение контрагентам определенного класса на основе полученных данных анализа.

Информация о присвоенной стадии взаимоотношений с контрагентом, а также история изменений статусов хранится в регистре сведений «Стадии взаимоотношений с контрагентами», который вызывается из справочника «Контрагенты».

При необходимости пользователь может произвести изменение стадии взаимоотношений с контрагентом вручную и присвоить контрагенту ту стадию, исходя из своих личных соображений, которую он считает нужной.

Контроль и оценка работы менеджеров

В календаре пользователя отображаются только запланированные контакты и не завершенные заказы покупателей.

По незавершенным заказам покупателей отображается их текущее состояние по событиям отгрузки и оплаты по заказу, а также дата предполагаемого совершения события (дата отгрузки или дата оплаты). То есть по данному отчету пользователь может сразу определить те заказы, по которым не было произведено отгрузки (оплаты) или отгрузка (оплата) была произведена частично.

События (отгрузка, оплата или контакт) в календаре пользователя отсортированы по времени их выполнения и отображаются разными цветами:

• Красным цветом отображаются те события, которые уже просрочены (например, дата отгрузки по заказу меньше текущей даты);
• Черным цветом отображаются те события, которые должны быть исполнены сегодня (например, дата оплаты по заказу равна текущей дате);
• Серым цветом отображаются отложенные события (например, дата предполагаемого контакта с клиентом больше текущей даты).

Те контакты с клиентом, которые являются наиболее важными, в календаре пользователя помечаются восклицательным знаком. Малозначительные контакты помечаются стрелкой вниз. Степень важности контакта с клиентом устанавливается пользователем при оформлении с клиентом документа «Контакт».

Пользователь имеет возможность отбора текущего списка событий по контрагенту, событию или важности контакта.

Пользуясь стандартными возможностями отбора, предоставляемыми «1С:Предприятие 8», пользователь может отобрать, например, все заказы, по которым сегодня нужно произвести отгрузку товаров или наиболее важные контакты с клиентом. Также он может отобрать список контактов и событий по заказам за определенный промежуток времени.

Кроме того, не выходя из отчета «Календарь пользователя» можно проанализировать состояние заказа с помощью отчета «Анализ заказа» и посмотреть список документов, оформленных по заказу или посмотреть список всех документов оформленных по данному заказу, а также полную информацию о взаиморасчетах с контрагентом.

Для анализа всех сделок, оформленных с контрагентом, предназначен отчет «Текущие сделки». Кроме заказов покупателей в этом отчете отображаются те сделки, которые были оформлены по расчетным документам.

В конфигурации предусмотрена оценка работы менеджеров производится по совокупности различных показателей:

• по полноте заполнения базы данных контактной информацией;
• по количеству контактов с покупателями;
• по анализу изменения стадий взаимоотношения с покупателями;
• по анализу количества потерянных покупателей по отношению к общему количеству клиентов (коэффициент удержания покупателей);
• по количеству выполненных заказов покупателей;
• по сумме продажи, сумме полученной выручки, сумме оплаты.

Список показателей произвольно настраивается пользователем. Предусмотрена возможность оценки работы менеджеров по перечисленным показателям как в абсолютном, так и в процентном отношении.

Предусмотрена возможность сравнительной оценки работы менеджеров в виде рейтинга лучших менеджеров.

Рапорт руководителя

В отчете проводится оперативный анализ данных по различным показателям: по объему продаж, по дебиторской и кредиторской задолженности, по движениям денежных средств в разрезе статей и т.д. Список показателей, которые необходимо вывести в отчет может быть настроен индивидуально для каждого из руководителей различных служб компании.

Для удобства анализа в отчете предусмотрено графическое представление данных: графики сравнения различных показателей с запланированными или с такими же показателями за прошлые периоды.

Рапорт руководителя может быть отправлен по электронной почте в соответствии с заданным в настройках списком рассылки.

Подключение торгового оборудования

Список торгового оборудования, поддерживаемого программой
Список торгового оборудования, подключаемого к компьютеру пользователя, хранится в справочнике "Торговое оборудование". 
Предусмотрена простая и удобная настройка подключения торгового оборудования и возможность подключать несколько экземпляров каждого вида оборудования.

Дополнительные возможности (кратко)

• Хранение дополнительной информации
• Хранение контактной информации
• Установка дополнительных прав пользователям
• Переоценка валютных средств
• Распределение движения денежных средств по статьям расходов и доходов
• Контроль остатков в разрезе организаций
• Выгрузка данных в идентичную конфигурацию "Управление торговлей"
• Проверка наличия, получение и установка комплекта поставки обновления конфигурации
• Учет дополнительных затрат
• Передача товаров и денежных средств между собственными организациями
• Обмен данными с бухгалтерскими программами